Cómo programar un Plan de Visita agrupado vs una actividad individual
Al gestionar la programación de actividades en BriqSafe, es importante comprender cuándo usar un plan de visita agrupado que combine varias actividades en una sola visita y cuándo programar una actividad individual recurrente por separado. Este artículo explica las diferencias clave, casos de uso y pasos para ayudarte a elegir la opción adecuada y optimizar las operaciones.
Cuándo programar un Plan de Visita agrupado
Utiliza un plan de visita agrupado cuando tengas varios tipos de actividades que compartan la misma frecuencia y que puedan realizarse lógicamente juntas en una única visita. Por ejemplo, una visita mensual de un técnico que combine comprobaciones de temperatura y purgados en un solo recorrido.
Beneficios clave
- Agrupa varias actividades afines en una sola visita.
- Reduce la carga de programación al gestionar una sola visita en lugar de varias.
- Automatiza la cola de la siguiente ocurrencia tras completar la visita, manteniendo ciclos de programación continuos.
Cómo programar una visita agrupada
- Accede a Programador y selecciona la pestaña Por planificar.
- Selecciona la ocurrencia del plan agrupado que deseas programar.
- Revisa los tipos de actividad incluidos y los trabajos estimados por cada activo dentro del alcance.
- Opcionalmente, añade o elimina tipos de actividad para esta ocurrencia. (Nota: añadir actividades fuera del paquete predeterminado ampliará el alcance y duración de la visita, y el técnico asignado puede no tener competencia para todas las actividades añadidas).
- Confirma la fecha de visita dentro del intervalo permitido para programar.
- Pulsa Asignar técnicos, selecciona a los técnicos y confirma.
- Se crea una visita única con todos los trabajos incluidos, el estado del plan cambia a "Programado" y la siguiente ocurrencia se añade automáticamente a "Por planificar".
Consideraciones importantes
- Quitar actividades de una ocurrencia no modifica la plantilla predeterminada del paquete; solo afecta a esa visita programada.
- Asegúrate de que los técnicos asignados tengan las competencias necesarias para todos los tipos de actividad incluidos.
Cuándo programar una actividad individual recurrente
Programa una actividad individual recurrente como visita separada cuando la actividad no pertenece a un plan agrupado predeterminado. Esto sucede cuando la actividad tiene una frecuencia diferente, una naturaleza distinta o requiere personal especializado. Ejemplos incluyen una evaluación anual de riesgo o visitas para colocación de sensores.
Beneficios clave
- Permite una programación precisa para actividades únicas o especializadas.
- Facilita frecuencias individualizadas, requisitos de revisión y selección del personal.
Cómo programar una actividad individual
- Accede a Programador y abre la pestaña Por planificar.
- Selecciona la actividad individual que quieres programar.
- Revisa los detalles de la actividad como tipo, frecuencia, ventana de programación, activos incluidos y trabajos estimados.
- Escoge una fecha dentro del intervalo permitido. (Si no aparecen fechas, verifica la frecuencia y la última finalización para asegurarte de que es posible programar la próxima ocurrencia).
- Activa la opción Requiere revisión tras finalización si procede.
- Pulsa Asignar técnicos, selecciona al(s) técnico(s) filtrados por competencia si está configurado, y confirma.
- Se crea la visita y el estado de la actividad cambia de "Por hacer" a "Programado".
Funciones adicionales
- Puedes establecer un patrón de recurrencia durante la programación para que la siguiente ocurrencia se agregue automáticamente tras completar la visita.
Resumen: Elegir entre Planes de Visita agrupados y Actividades individuales
| Aspecto | Plan de Visita agrupado | Actividad individual |
|---|---|---|
| Caso de uso | Varias actividades relacionadas con la misma frecuencia realizadas juntas | Actividad única con frecuencia, naturaleza o requisitos especializados |
| Flujo de programación | Seleccionar ocurrencia del paquete, confirmar actividades y fecha, asignar técnicos, programar una visita | Seleccionar actividad individual, confirmar detalles y fecha, asignar técnico, crear una visita |
| Manejo de recurrencia | Siguiente ocurrencia en cola automática tras completar la visita | Opción para definir recurrencia manualmente y agregar automáticamente próximas visitas |
| Asignación de personal | Técnicos asignados a toda la visita agrupada; añadir actividades puede afectar competencias requeridas | Técnico seleccionado según competencia para cada tipo de actividad |
Consejos adicionales
- Configura valores predeterminados del paquete por ubicación en Configuración de la organización → Valores predeterminados del paquete para preasignar responsables y técnicos al programar visitas agrupadas.
- Usa el calendario planificador en el Programador para ver todas las visitas programadas por ubicación o técnico y evitar solapamientos o sobrecargas.
Escoger el método de programación adecuado mejora la eficiencia operativa y garantiza que las visitas sean asignadas a personal competente, con el cumplimiento correcto de frecuencias.