Cómo el plan de control impulsa las visitas programadas

Este artículo explica cómo las frecuencias definidas en el esquema de control se traducen en visitas programadas en el calendario de planificación de BriqSafe. Está dirigido a responsables implicados en la programación y planificación de actividades recurrentes y agrupadas.

Nota

Rol requerido: Responsable

Comprender cómo las frecuencias del esquema de control impulsan las visitas programadas

El esquema de control establece cuándo se repiten las actividades de cumplimiento fijando sus frecuencias. Estas frecuencias determinan cómo el programador agrupa y planifica las visitas, ya sea como actividades individuales o como visitas agrupadas basadas en plantillas. BriqSafe añade automáticamente la siguiente ocurrencia de actividades recurrentes para facilitar la programación.

Programación de actividades recurrentes individuales

Las actividades recurrentes individuales se programan como visitas independientes cuando no forman parte de una plantilla de visita.

1. Abre el Programador y activa el filtro Por planificar para listar las actividades individuales pendientes de programar.
2. Selecciona una actividad para revisar su frecuencia, activos incluidos y el número de trabajos que genera.
3. Elige una fecha para la visita.
4. Si se requiere la aprobación de un consultor tras la visita, activa el interruptor Requiere revisión después de finalizar.
5. Asigna un técnico de la lista de usuarios activos (nota: no hay filtro por competencias).
6. Confirma para crear la visita individual. El estado de la actividad cambiará de Por planificar a programada.

Tras la confirmación, el sistema añade automáticamente la siguiente ocurrencia basada en la frecuencia de la actividad.

Nota: El programador no impone bloqueos por cumplimiento normativo para las fechas, por lo que se puede seleccionar cualquier fecha al programar.

Programación de visitas a partir de plantillas

Cuando varios tipos de actividad comparten la misma cadencia y se realizan conjuntamente, las visitas pueden programarse utilizando plantillas que agrupan dichas actividades.

1. En el Programador, activa el filtro Por planificar y localiza las ocurrencias marcadas como visitas de plantilla, que se diferencian visualmente de las actividades independientes.
2. Abre una ocurrencia de plantilla para revisar los tipos de actividad incluidos y el recuento de trabajos por tipo.
3. Puedes añadir o eliminar tipos de actividad sólo para esta ocurrencia. Los valores por defecto de la plantilla permanecen y se restauran para la siguiente ocurrencia.
4. Selecciona la fecha de la visita y define la hora de inicio y fin.
5. Asigna uno o más técnicos a la visita.
6. Confirma para crear una visita única que contenga todos los trabajos agrupados.

Nota: Las plantillas de visita se administran en Configuración de Organización y no pueden modificarse desde el panel del programador.

Cola automática de la siguiente ocurrencia

Tras programar una actividad o visita recurrente, BriqSafe añade automáticamente su siguiente ocurrencia para programar.

1. Una vez confirmada una visita recurrente, el sistema añade la siguiente ocurrencia en estado Por planificar con la fecha correcta calculada a partir de la frecuencia de la actividad.
2. Si la regla de cumplimiento de la actividad usa rotación, la siguiente ocurrencia se aplica al siguiente subconjunto de activos en rotación, en lugar de repetir los mismos activos.

Importante: Omitir o cancelar una visita programada no consume la siguiente ocurrencia; la siguiente ocurrencia permanece en estado Por planificar.

Creación masiva de visitas recurrentes

Para planificar varias visitas futuras de forma simultánea para una plantilla o actividad, puedes crear visitas recurrentes en bloque.

1. Inicia la creación de la visita y abre la sección Recurrencia.
2. Activa Crear visitas recurrentes.
3. Define la Frecuencia de recurrencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) y especifica el intervalo de Repetir cada.
4. Elige el número de ocurrencias o establece una fecha de finalización para la recurrencia.
5. Revisa la vista previa que muestra cuántas visitas se crearán y confirma.

Nota: Esta recurrencia controla cómo se repiten en bloque las visitas programadas y es independiente de la frecuencia de cumplimiento propia de la actividad.

Cómo las frecuencias y rotaciones afectan a las visitas programadas

La frecuencia asignada a cada actividad del esquema de control dirige la periodicidad con que aparecen las visitas en el calendario. Cuando la rotación está activada en la regla de cumplimiento de una actividad, las visitas programadas se distribuyen entre subconjuntos de activos, evitando repetir los mismos en cada visita.

Para ver el plan de rotación de actividades con rotación habilitada:

1. Abre la pestaña Plan de rotación de la ubicación.
2. Consulta los planes de rotación de sólo lectura vinculados a las reglas de cumplimiento.

Nota: La rotación se configura en las reglas de cumplimiento por un administrador y no desde el esquema de control ni el programador.

Visualización de las visitas programadas en el calendario

El Programador ofrece una vista de calendario con todas las visitas planificadas, ayudando a detectar huecos, saturaciones o trabajos pendientes.

1. Abre Programador desde la barra lateral.
2. Utiliza modos de vista como Semana, Mes, Día y Agenda.
3. En vista de Semana, alterna entre modos de fila Ubicación y Técnico para agrupar visitas según corresponda.
4. Las tarjetas de visita indican su estado por color e incluyen un distintivo Por planificar para actividades pendientes.
5. Haz clic en una tarjeta para abrir su panel de detalles y poder reagendar, saltar, cancelar o reasignar.

Nota: El calendario no ofrece vista anual.

Ajuste de frecuencias en el esquema de control

La frecuencia asignada a una actividad de cumplimiento en el esquema de control determina con qué periodicidad se programa como visita.

1. Abre la pestaña Esquema de Control de la ubicación y selecciona una actividad.
2. Elige una nueva frecuencia en el selector, con opciones como Semanal, Mensual o Anual.
3. Guarda para actualizar la frecuencia de la actividad y que su agrupación en la planificación se ajuste en consecuencia.

Nota: No existe una validación que restrinja frecuencias por debajo de mínimos regulatorios; la frecuencia puede establecerse libremente.

Gestión de asignados y marca de revisión para visitas programadas

Para agilizar la programación y el seguimiento:

1. Puedes establecer un técnico asignado por defecto para cada actividad en la pestaña Esquema de Control; esto afecta sólo a visitas futuras.
2. Al programar una visita, activa Requiere revisión después de finalizar si es necesaria la aprobación de un consultor tras la entrega del técnico.

Resumen

Las frecuencias del esquema de control forman la base para programar visitas. Las plantillas agrupan actividades compatibles para una planificación conjunta, mientras que las actividades independientes pueden programarse de forma individual. Las visitas recurrentes se generan automáticamente según estas frecuencias y la gestión de rotación avanza sin dificultad por subconjuntos de activos. El calendario del Programador ofrece visibilidad y opciones de edición para las visitas planificadas, favoreciendo la gestión eficiente de la operación.