Programar una visita a partir de una plantilla

Este artículo explica cómo programar una visita utilizando una plantilla de visita en BriqSafe. Está dirigido a gestores responsables de planificar actividades agrupadas de manera eficiente.

Nota

Rol requerido: Gestor

Programar una visita desde una plantilla

Utilice plantillas de visita para programar una sola visita que combine varios tipos de actividad relacionados, que habitualmente comparten la misma cadencia y se realizan conjuntamente.

1. Abra el Planificador desde la barra lateral.
2. Use el filtro Por planificar para localizar las ocurrencias de plantillas de visita. Estas se muestran de forma diferenciada respecto a las actividades independientes.
3. Seleccione y abra una ocurrencia de plantilla para revisar sus tipos de actividad y el número de trabajos por tipo.
4. Opcionalmente, añada o elimine tipos de actividad sólo para esta ocurrencia específica. Tenga en cuenta que estos cambios no afectan a la plantilla ni a futuras ocurrencias.
5. Establezca la Fecha, Hora de inicio y Hora de fin de la visita.
6. Asigne uno o varios técnicos a la visita.
7. Confirme para crear una única visita que contenga todos los trabajos agrupados bajo la plantilla.

Comprender y gestionar plantillas de visita

Las plantillas de visita son grupos reutilizables de actividades de inspección definidas en Configuración de la organización. Ayudan a estandarizar las actividades que se programan juntas.

1. Acceda a Configuración de la organización > Plantillas de visita.

2. Seleccione un ámbito con el selector de tres vías:

   • Organización – muestra plantillas a nivel organizativo y un panel de Actividades disponibles desde el que arrastrar tipos de actividad.
   • Clientes – tras seleccionar un cliente, muestra plantillas específicas que amplían las predeterminadas de la organización.
   • Ubicaciones – permite definir valores por defecto para cada ubicación, como el asignado predeterminado.

3. Para crear una nueva plantilla organizativa:

   1. En la pestaña Organización, haga clic en Nueva plantilla de visita.
   2. Introduzca un Nombre de plantilla y una Descripción opcional.
   3. Añada actividades arrastrándolas desde el panel de Actividades disponibles.
   4. Asegúrese de que la plantilla permanezca a nivel organizativo (sin cliente seleccionado).
   5. Haga clic en Crear.

4. Para crear una plantilla específica de un cliente que anule las predeterminadas:

   1. Vaya a la pestaña Clientes y seleccione el cliente.
   2. Pulse Nueva plantilla de visita.
   3. Nombre la plantilla y añada las actividades.
   4. Haga clic en Crear. Esto genera una plantilla hija que combina y puede sobreescribir la plantilla principal de la organización solo para ese cliente.

5. También puede usar Copiar plantillas del sistema en las pestañas de organización o cliente para añadir plantillas estándar rápidamente. Tenga en cuenta que las plantillas que entren en conflicto con actividades existentes se omitirán al copiar.

Notas importantes sobre plantillas de visita y programación

• Agregar o eliminar tipos de actividad durante la programación solo afecta a la ocurrencia actual; la plantilla permanece sin cambios y las futuras ocurrencias usarán la plantilla original.
• No se pueden editar plantillas de visita desde el Planificador. Para modificar plantillas, utilice Configuración de la organización.
• Solo los usuarios con los roles Propietario, Administrador o Gestor pueden ver o gestionar las plantillas de visita. Inspectores, Técnicos y Consultores no tienen acceso a las plantillas por restricciones de permisos.
• Cuando un tipo de actividad ya se usa en una plantilla, el sistema bloquea añadirlo a otra para evitar conflictos. Resuelva estos eliminando duplicados antes de guardar las plantillas.
• Eliminar una plantilla de visita la borra de la lista y elimina permanentemente cualquier visita en BORRADOR creada desde ella; las visitas existentes que no estén en BORRADOR seguirán siendo accesibles.