Plantillas de Información General

Este artículo explica cómo crear y gestionar plantillas para la información general de su sitio de inspección, centrándose en las plantillas de visitas que agrupan actividades de inspección para su planificación. Está dirigido a responsables que configuran plantillas reutilizables en distintos niveles organizativos.

Nota

Rol necesario: Responsable

Acceso y comprensión de las plantillas de visita

Las plantillas de visita son agrupaciones reutilizables de actividades de inspección que se emplean en la planificación de visitas. Se gestionan en Configuración de la organización bajo Plantillas de visita. Esta página ofrece un selector de ámbito para visualizar y administrar las plantillas por organización, cliente o ubicación:

• Organización: muestra plantillas a nivel organizativo y un panel de Actividades disponibles para arrastrar actividades a las plantillas.
• Clientes: permite seleccionar un cliente para ver o crear plantillas específicas que sustituyen las predeterminadas de la organización.
• Ubicaciones: configura valores predeterminados por ubicación, como el asignado por defecto al planificar visitas en dicha ubicación.

Solo responsables, administradores y propietarios pueden ver o modificar las plantillas de visita. Perfiles inferiores como inspectores, técnicos y visualizadores no tienen permiso y recibirán un error al intentar acceder a esta función.

Creación de una plantilla de visita a nivel organizativo

Genere plantillas de visita reutilizables que estén disponibles para toda la organización y que sirvan para inspecciones frecuentes.

1. Acceda a Configuración de la organización > Plantillas de visita > Organización.
2. Pulse Nueva plantilla de visita.
3. Introduzca un Nombre de la plantilla y, opcionalmente, una Descripción.
4. Añada actividades arrastrándolas desde el panel Actividades disponibles hasta la plantilla.
5. Verifique que la plantilla no tiene ámbito de cliente para mantenerla a nivel organizativo.
6. Pulse Crear para guardar.

También puede usar la opción Copiar plantillas de visita del sistema para importar plantillas estándar predefinidas. Durante la copia, se omiten las plantillas que contienen actividades en conflicto con las existentes.

Nota: El sistema requiere un nombre de plantilla y al menos una actividad para poder guardar. Si un tipo de actividad ya está presente en otra plantilla, aparecerá un mensaje de conflicto que debe resolver antes de continuar.

Creación de plantillas de visita específicas para clientes

Las plantillas específicas para clientes permiten adaptar los grupos de actividades para un cliente en particular sin afectar a las plantillas generales de la organización.

1. Acceda a Configuración de la organización > Plantillas de visita > Clientes.
2. Seleccione el cliente deseado.
3. Pulse Nueva plantilla de visita.
4. Introduzca un Nombre de la plantilla y añada las actividades correspondientes.
5. Pulse Crear para guardar.

Las plantillas de cliente amplían una plantilla principal a nivel organizativo sin ámbito de cliente. Los elementos de la plantilla del cliente se combinan con la plantilla principal, sustituyendo los tipos de actividad coincidentes por los del cliente.

Importante: La plantilla del cliente debe ampliar una plantilla principal a nivel organizativo de la misma organización; de lo contrario, la creación será rechazada. Las plantillas organizativas no pueden ampliar otras plantillas.

Copia de las plantillas de visita del sistema

Esta función llena rápidamente su organización o un cliente seleccionado con plantillas estándar.

1. Abra Configuración de la organización > Plantillas de visita.
2. Seleccione el ámbito Organización o un cliente en Clientes.
3. Pulse Copiar plantillas de visita del sistema.

Las plantillas del sistema se copian en modo ampliado, estableciendo vínculos como plantillas hijas. Las plantillas con tipos de actividad en conflicto con los existentes en su organización se omiten sin combinar.

Eliminación de plantillas de visita

Para eliminar una plantilla de visita que ya no se necesite, utilice la acción de eliminación disponible en la lista de plantillas.

1. Acceda a Configuración de la organización > Plantillas de visita.
2. Localice y abra la plantilla que desea eliminar, luego seleccione la acción Eliminar.
3. Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo.

La plantilla se elimina de forma lógica y desaparece de la lista. Las visitas en estado BORRADOR creadas a partir de esta plantilla se eliminan definitivamente, mientras que las visitas en otros estados (programadas, en curso, completadas, canceladas) permanecen accesibles.

El diálogo de eliminación advierte que esta acción no se puede deshacer y que las visitas BORRADOR se eliminarán permanentemente.

Planificación de visitas a partir de plantillas de visita

Una vez creadas las plantillas, la planificación de visitas que agrupan esas actividades se realiza mediante el Planificador.

1. En el Planificador, use la lista Para planificar para localizar ocurrencias de plantillas de visita.
2. Seleccione una ocurrencia de plantilla para revisar sus actividades y el número de trabajos.
3. Opcionalmente, añada o elimine tipos de actividad solo para esta ocurrencia.
4. Indique fecha, horas de inicio y fin, y asigne uno o varios técnicos.
5. Confirme para crear una única visita con los trabajos agrupados.

Los cambios en los tipos de actividad aquí aplican únicamente a esta visita específica y no modifican la plantilla original.

Comprensión de conflictos en tipos de actividad

Al añadir actividades a las plantillas o copiar plantillas del sistema, puede que surjan conflictos si el mismo tipo de actividad se utiliza en otro lugar.

El sistema indica en qué plantillas ya existe el tipo de actividad conflictivo. Debe eliminar la actividad de la plantilla conflictiva antes de añadirla de nuevo.

Copia de plantillas de visita del sistema omite silenciosamente las plantillas cuyos tipos de actividad entrarían en conflicto con las existentes.