Personalizar tareas

Este artículo explica cómo adaptar y personalizar las tareas en BriqSafe gestionando plantillas de visitas, actividades del esquema de control y opciones de programación. Está dirigido a gestores y administradores que planifican y mantienen visitas de inspección y actividades recurrentes de cumplimiento para su organización y clientes.

Nota

Rol requerido: Gestor o superior

Gestión de plantillas de visita

Las plantillas de visita agrupan actividades de inspección en conjuntos reutilizables que facilitan la programación. Las plantillas pueden definirse a nivel organizativo, adaptarse por cliente o configurarse como predeterminadas por ubicación.

Localización y comprensión de las plantillas de visita

1. Acceda a Ajustes de la organización y seleccione Plantillas de visita.

2. Utilice el selector de ámbito para cambiar entre las vistas Organización, Clientes y Ubicaciones:

   • Organización: vea las plantillas globales y arrastre actividades desde el panel de Actividades disponibles.
   • Clientes: seleccione un cliente para ver y gestionar sus plantillas específicas.
   • Ubicaciones: gestione las configuraciones predeterminadas por ubicación, como los técnicos asignados por defecto para las visitas programadas en esa ubicación.

Tenga en cuenta que solo los usuarios con roles de propietario, administrador o gestor pueden visualizar o gestionar plantillas de visita. Los demás roles reciben errores de acceso denegado y no ven ninguna plantilla.

Crear una plantilla de visita a nivel organizativo

1. Vaya a Ajustes de la organización > Plantillas de visita > Organización.
2. Haga clic en Nueva plantilla de visita.
3. Introduzca un Nombre de plantilla y opcionalmente añada una Descripción.
4. Agregue actividades arrastrándolas desde el panel de Actividades disponibles.
5. Asegúrese de que la plantilla permanezca a nivel organizativo (sin cliente seleccionado) y pulse Crear.

También puede utilizar Copiar plantillas de visita del sistema en la pestaña de organización para importar plantillas estándar. Las plantillas con tipos de actividad que entran en conflicto con las existentes se omiten durante la copia.

Se producirán errores si deja el nombre de la plantilla vacío o no selecciona actividades. Añadir un tipo de actividad ya usado en otra plantilla genera un mensaje de conflicto; resuelva esto eliminando los duplicados antes de guardar.

Crear una plantilla de visita específica para un cliente

1. Abra Ajustes de la organización > Plantillas de visita > Clientes.
2. Seleccione el cliente deseado.
3. Haga clic en Nueva plantilla de visita.
4. Asigne un nombre a la plantilla y agregue actividades.
5. Pulse Crear.

Las plantillas de cliente extienden una plantilla madre a nivel organizativo que no tiene ámbito de cliente. Los elementos incluidos en la plantilla de cliente se fusionan con los del padre y sobrescriben tipos de actividad coincidentes únicamente para ese cliente. No se puede crear una plantilla de cliente sin tener una plantilla madre correspondiente a nivel organizativo.

Eliminar una plantilla de visita

1. En Ajustes de la organización > Plantillas de visita, seleccione la plantilla que desea eliminar.
2. Haga clic en la acción de eliminación y confirme en el diálogo Eliminar plantilla.

Esto elimina la plantilla suavemente de la lista. Cualquier visita BORRADOR vinculada a esa plantilla se eliminará de forma permanente. Las visitas con estados distintos a BORRADOR permanecerán accesibles.

Programación de visitas y actividades

La programación agrupa actividades en visitas o permite planificar actividades independientes. Las visitas pueden ser recurrentes o puntuales, y las actividades pueden personalizarse por ubicación o cliente.

Programar una visita desde una plantilla de visita

1. Abra el Programador y seleccione el filtro Por planificar.
2. Busque la ocurrencia de plantilla de visita que desea programar (distinta de las actividades independientes).
3. Ábrala para revisar tipos de actividad y cantidad de trabajos.
4. Opcionalmente añada o elimine tipos de actividad solo para esta ocurrencia.
5. Establezca la fecha, horas de inicio y fin, asigne técnico(s) y confirme para crear la visita.

Los cambios en los tipos de actividad aquí solo aplican a esta visita concreta; la plantilla subyacente permanece sin cambios para futuras ocurrencias.

Programar una actividad recurrente independiente

1. Abra el Programador y filtre por Por planificar para localizar actividades independientes.
2. Seleccione la actividad y revise sus detalles.
3. Elija una fecha, active Requiere revisión tras la finalización si es necesario, asigne un técnico y confirme.

Se crea la visita y la siguiente ocurrencia de la actividad se añade automáticamente a la cola.

Crear visitas recurrentes en bloque

1. En el panel de creación de visitas, active Crear visitas recurrentes dentro de Recurrencia.
2. Configure la frecuencia, intervalo de repetición y el número o fecha final de ocurrencias.
3. Previsualice el número de visitas a crear y confirme.

Esta programación en bloque genera múltiples visitas según la recurrencia elegida, pero es independiente de los ajustes de recurrencia propios de la actividad de cumplimiento.

Agregar una actividad personalizada al esquema de control

1. Acceda a la pestaña Esquema de control de la ubicación deseada.
2. Haga clic en Agregar actividad.
3. Seleccione el ámbito del objeto (estructura, área, sistema, activo o toda la ubicación).
4. Elija el Tipo de actividad (solo aparecerán los permitidos según el régimen de control de la ubicación).
5. Seleccione una Frecuencia.
6. Revise la estimación de trabajo y guarde.

La actividad pasa al estado Por hacer, lista para ser programada.

Cambiar la frecuencia de una actividad

1. En la pestaña Esquema de control de la ubicación, seleccione la actividad a modificar.
2. Elija una nueva frecuencia en el selector (por ejemplo, semanal, mensual o anual).

Esto actualiza la programación de la actividad y afecta a futuras agrupaciones en las visitas. No existe restricción que impida frecuencias por debajo de los mínimos requeridos.

Establecer un asignado predeterminado para una actividad

1. En la pestaña Esquema de control, abra la actividad deseada.
2. Cambie el asignado al técnico preferido.

El nuevo asignado se aplicará solo a futuras visitas programadas. Las visitas ya programadas no se reasignan automáticamente.

Marcar una visita para revisión tras la finalización

1. Al programar una visita, active o desactive la opción Requiere revisión tras la finalización.

Si está activado, la visita se enviará para aprobación del consultor después de que el técnico la finalice. Esta opción puede modificarse posteriormente en el panel de detalles de la visita.

Reasignar una visita programada

1. Abra el panel de detalles de la visita en Programador.
2. Utilice Reasignar para seleccionar otro técnico.

La visita pasa a la cola del nuevo técnico y se notifica al técnico anterior.

Notas adicionales

• Los tipos de actividad disponibles dependen del régimen de control de la ubicación, que el sistema determina automáticamente según los parámetros de la misma.
• Al copiar plantillas de sistema, aquellas que generan conflictos de tipos de actividad con plantillas existentes se omiten sin notificación.
• Añadir trabajos puntuales durante una visita requiere permisos para crear trabajos, y crear activos nuevos en línea puede requerir permisos para crear activos.