Gestión de documentos, libros de registro e informes de trabajo

Este artículo explica cómo visualizar, gestionar y descargar documentos, libros de registro e informes de trabajo dentro de la aplicación web BriqSafe. Está dirigido a todos los miembros de la organización que necesiten acceder o distribuir archivos e informes relacionados con el cumplimiento normativo.

Nota

Rol requerido: Miembro de la organización (todos los miembros tienen acceso a documentos y libros de registro; la generación de informes requiere el rol de Ingeniero)

Navegar y acceder a documentos

Acceda a todos los documentos compartidos de cumplimiento, certificados, fotografías e informes generados almacenados en la biblioteca documental de su organización.

1. Abra Documentos desde la barra lateral.
2. Utilice la vista en cuadrícula de carpetas y archivos para explorar los elementos. Navegue utilizando la ruta de migas de pan hasta Raíz.
3. Aplique filtros como Tipo (Todos, Carpetas, Archivos), Ordenar por (Nombre, Tipo, Fecha de creación, Fecha de modificación, Tamaño) y Orden (Ascendente, Descendente) para acotar la vista.
4. Abra cualquier carpeta para explorar su contenido o abra un archivo para ver sus detalles.
5. Use Actualizar para recargar la vista.

Tenga en cuenta que la biblioteca documental es compartida a nivel de organización y no se filtra por Ubicación. Solo se puede seleccionar una entrada a la vez.

Descargar documentos e informes

Descargue una copia local de cualquier documento o informe al que tenga acceso.

1. Abra el documento o informe deseado.
2. Seleccione Descargar para generar un enlace de descarga con tiempo limitado y guarde el archivo PDF.

Si el enlace de descarga expira (tiene una validez de una hora), vuelva a abrir la entrada y seleccione Descargar nuevamente para obtener un enlace nuevo.

Consultar libros de registro

Revise los eventos cronológicos de cumplimiento registrados para su organización y las ubicaciones individuales.

Libro de registro de ubicación

1. Abra una Ubicación y seleccione la pestaña Libro de registro.
2. Desplace por las entradas agrupadas por fecha mostrando eventos como trabajos, actividades, incidentes y cambios de personal con etiquetas de estado como Completado o Atrasado.
3. Toque cualquier fila para ver detalles completos: qué ocurrió, cuándo, dónde, quién lo realizó, notas e ID del evento.

El libro de registro de la ubicación es de solo lectura y requiere el derecho de mantenimiento de registros, disponible en planes de pago.

Libro de registro de la organización

1. Desde la navegación de la organización, abra Libro de registro de la organización para ver eventos de cumplimiento en todas las ubicaciones.
2. Utilice filtros por fecha, acción del evento y dominio de cumplimiento para limitar la línea temporal.
3. Abra cualquier evento para ver los detalles, de forma similar al libro de registro de ubicación.

Este libro de registro combinado no filtra por ubicación y está accesible para todos los miembros de la organización.

Generar informes de cumplimiento

Nota

Rol requerido: Ingeniero

Genere informes PDF descargables basados en visitas, trabajos, evaluaciones o resultados de laboratorio completados.

1. Abra Documentos y seleccione Generar informe.
2. Elija un Tipo de informe acorde a los datos disponibles, como Informe de trabajo, Resultados de laboratorio, Expediente de cumplimiento, Esquema de control, Recomendaciones técnicas o los regímenes españoles PPCL y PSL.
3. Seleccione la Ubicación correspondiente. Para informes que requieren una evaluación de riesgos (PPCL, PSL, Recomendaciones técnicas), seleccione una evaluación de riesgos completada.
4. Configure campos adicionales como Plantilla de informe, Alcance (para limitar Estructuras o Áreas) o Periodo de informe en los informes de Expediente de cumplimiento.
5. Pulse Generar informe. La generación se realiza de forma asíncrona; el estado cambia de pendiente a procesando y finalmente completado.

El PDF final aparece automáticamente en la biblioteca Documentos sin necesidad de subida manual. Si la generación falla, utilice la acción Reintentar generación.

Notas importantes:

• Un solo Informe de trabajo incluye hasta 500 trabajos completados o saltados (los trabajos saltados muestran motivo y evidencia).
• Los informes de Resultados de laboratorio requieren seleccionar un trabajo de entrada de resultados de laboratorio completado y específico de la Ubicación.
• El tipo Informe de libro de registro aparece listado pero está deshabilitado («Próximamente»).
• Los informes se exportan exclusivamente en PDF; no se soportan formatos Word o DocX.

Gestionar documentos y carpetas

Organice y mantenga actualizados sus documentos dentro de la biblioteca compartida.

Subir archivos

1. En Documentos, abra la carpeta deseada.
2. Seleccione Subir, elija el archivo, asigne un Nombre y opcionalmente añada una Descripción y Etiquetas separadas por comas.
3. Pulse Subir para finalizar o Subir y siguiente para añadir más archivos consecutivamente.

Los archivos se cargan directamente en el almacenamiento y aparecen en la carpeta actual tras la confirmación.

Crear carpetas

1. Navegue hasta la carpeta superior en Documentos.
2. Seleccione Nueva carpeta, introduzca un Nombre y opcionalmente una Descripción y Etiquetas separadas por comas.
3. Pulse Crear carpeta. Puede anidar carpetas creando una dentro de otra.

Renombrar y editar entradas

1. Abra los Detalles de una entrada.
2. Edite el Nombre (la extensión del archivo se mantiene), la Descripción o las Etiquetas.
3. Pulse Guardar cambios.

Mover documentos y carpetas

1. Seleccione la entrada y elija Mover.
2. En el cuadro de diálogo, confirme la Ubicación actual y escriba la Ruta de destino donde quiere mover la entrada.
3. Opcionalmente introduzca un nuevo nombre y pulse Mover.

Tenga en cuenta que el movimiento es solo de un ítem a la vez y que está bloqueado mover carpetas dentro de sus propias subcarpetas para evitar ciclos.

Eliminar documentos y carpetas

1. Seleccione Eliminar en la entrada.
2. Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo. Borrar una carpeta elimina todo su contenido.

Revise el contenido de las carpetas antes de eliminar, ya que la confirmación solo muestra el nombre de la entrada.

Enviar informes por correo electrónico

Distribuya documentos almacenados o informes generados a miembros activos de la organización directamente desde la plataforma.

1. Abra la entrada y seleccione Enviar por sistema.
2. Use Seleccionar destinatarios para elegir miembros activos por nombre o correo electrónico.
3. Envíe el correo. Cada destinatario recibe un enlace de descarga con validez limitada a 24 horas.
4. Consulte el detalle de distribución para verificar el estado de entrega y reenvíe si es necesario.

No se admiten correos externos; los destinatarios deben ser miembros activos.

Acceder a documentos y libros de registro desde el móvil

Utilice la aplicación móvil para visualizar y descargar documentos y libros de registro de su organización cuando esté en obra.

1. Abra Documentos desde la pantalla de una Ubicación o Estructura para acceder a la biblioteca compartida desde la app.
2. Abra Libro de registro desde la barra de herramientas del resumen de Estructuras para revisar eventos de cumplimiento agrupados por fecha.
3. Toque las entradas para ver detalles y descargar archivos.

La vista Documentos móvil es una interfaz renderizada web que requiere conexión activa y sesión activa. El libro de registro móvil es solo lectura y actualmente no tiene controles de filtrado.

Visualizar informes recientes rápidamente

Localice y abra sus informes más recientes desde la pantalla principal.

1. En la web, vaya a Mi BriqSafe y encuentre la sección Últimos informes en la columna izquierda. Haga clic en un informe para abrirlo.
2. En móvil, desplácese a Últimos informes en la pantalla principal y toque para abrir y descargar.

Los informes en proceso de generación aparecen como no disponibles hasta completarse, y se muestran mensajes adecuados cuando no hay informes.