Configurar usuarios en una nueva ubicación

Este artículo explica cómo invitar usuarios a una nueva ubicación dentro de su organización, asignar su rol y permisos de acceso, y cómo difieren los usuarios externos de los internos en cuanto al ámbito de acceso. Está dirigido a responsables que gestionan la incorporación de miembros del equipo, subcontratistas o clientes que requieren un acceso controlado.

Nota

Rol necesario: Responsable

Invitar usuarios a su organización

Utilice el proceso de invitación para añadir un nuevo miembro del equipo o un colaborador externo con un rol definido y acceso especificado a ubicaciones y categorías de actividad.

1. Abra Usuarios y Equipos y seleccione Añadir miembro del equipo para abrir el formulario Invitar usuario.
2. Introduzca la Dirección de correo electrónico del usuario. Puede invitar a varias personas a la vez usando varias direcciones separadas por Enter, coma o punto y coma.
3. Si invita a alguien ajeno a su organización, active el interruptor Usuario externo.
4. Elija un Rol del menú desplegable. Tenga en cuenta que solo están disponibles roles iguales o inferiores al suyo. Solo un Propietario puede asignar el rol de Propietario; solo un Administrador o superior puede asignar Administrador.
5. En Permisos para la ubicación, haga clic en Añadir ubicación para seleccionar las ubicaciones a las que el usuario podrá acceder.
6. En Permisos para categoría de actividad, pulse Añadir categoría de actividad para asignar las categorías adecuadas.
7. Envíe la invitación pulsando Invitar usuario. Aparecerá el mensaje de confirmación Invitación enviada correctamente.

Nota sobre las diferencias de acceso:

Tipo de usuario	Acceso por defecto	Efecto de la selección de permisos
Usuario interno	Comienza con acceso completo	Las selecciones actúan como restricciones (reducen el acceso)
Usuario externo	Comienza sin acceso	Las selecciones conceden acceso

Por ello, confundir el modelo puede exponer inadvertidamente a un usuario externo a más acceso del debido o restringir un usuario interno de áreas que necesita.

Además, seleccionar el rol de Propietario siempre fuerza que el usuario sea interno; el interruptor Usuario externo no tiene efecto en este caso.

Asignar acceso de usuario a ubicaciones y actividades

Tras la invitación, puede controlar qué ubicaciones y categorías de actividad puede ver y acceder el usuario. Estas configuraciones también se aplican al editar usuarios existentes.

1. En Usuarios y Equipos, seleccione el usuario para abrir el panel Actualizar usuario.
2. Modifique el Rol, los Permisos para la ubicación y los Permisos para categoría de actividad según sea necesario.
3. Pulse Actualizar para guardar los cambios. Se aplican inmediatamente.

Puntos importantes a tener en cuenta:

• Solo un Propietario puede asignar o retirar el rol de Propietario.
• El rol de Administrador solo puede asignarlo un Administrador o superior.
• Debe concederse al menos una ubicación a usuarios externos; de lo contrario, podrán iniciar sesión pero no verán contenido.
• Modificar el acceso a categorías de actividad afecta únicamente a permisos futuros y no reasigna trabajos ya programados.

Gestionar invitaciones pendientes

Puede reenviar o eliminar invitaciones antes de que el usuario las acepte.

1. En Usuarios y Equipos, localice al usuario con el estado Invitación pendiente.
2. Seleccione al usuario para abrir el formulario Actualizar usuario. Ajuste el rol, la ubicación o permisos de actividad si procede.
3. Haga clic en Actualizar y reenviar para volver a enviar la invitación y aplicar los cambios.
4. Para cancelar la invitación, use la acción Eliminar invitación. Esto revoca inmediatamente el enlace y elimina al usuario pendiente de la lista.

Comprender el acceso de usuarios externos

Los usuarios externos suelen ser subcontratistas o colaboradores y no tienen acceso por defecto. Debe conceder explícitamente acceso a ubicaciones y categorías de actividad al invitarlos o actualizarlos.

1. Active el interruptor Usuario externo al invitar a alguien ajeno a su organización.
2. Conceda una o varias ubicaciones en Permisos para la ubicación haciendo clic en Añadir ubicación.
3. Seleccione las categorías de actividad necesarias en Permisos para categoría de actividad con Añadir categoría de actividad. Las categorías están agrupadas y deben asignarse individualmente según sea necesario.

Si omite ubicaciones o categorías de actividad para usuarios externos, podrán iniciar sesión pero no verán ningún dato.

Desactivar y reactivar usuarios

Cuando un usuario deje la organización o deba suspenderse su acceso, desactive su cuenta. Podrá reactivarla posteriormente si es necesario.

1. En Usuarios y Equipos, abra el panel del usuario y seleccione Desactivar usuario.
2. Confirme en el diálogo. Esto revoca el acceso inmediatamente, impide iniciar sesión y elimina al usuario de todas las asignaciones activas.
3. Para restaurar el acceso, abra el panel del usuario inactivo y seleccione Activar usuario.

La desactivación preserva todos los registros históricos y no es una eliminación definitiva.

Gestionar el acceso de usuarios a nivel de ubicación

Puede administrar qué usuarios tienen acceso a una ubicación utilizando la pestaña Usuarios de la ubicación.

1. Abra la ubicación deseada y acceda a la pestaña Usuarios.
2. Para usuarios internos, seleccionar ubicaciones restringe su acceso desde el acceso completo por defecto.
3. Para usuarios externos, seleccionar ubicaciones concede acceso desde un estado inicial sin acceso.

Advertencia: Los permisos para usuarios internos y externos funcionan en direcciones opuestas; una configuración incorrecta puede exponer información sensible o impedir que usuarios que necesitan acceso lo tengan.