Configuración de tareas y edificios

Este artículo explica cómo configurar tareas y edificios en BriqSafe para adaptar la aplicación a su cartera de ubicaciones. Describe los procedimientos para configurar ubicaciones, estructuras, zonas, activos, sistemas y controlar las actividades de cumplimiento en sus edificios.

Nota

Rol requerido: Inspector (para configuración de edificios y activos), Gestor (para acceso y eliminación de usuarios), Ingeniero (para vinculación y operaciones con activos), Administrador (para eliminaciones y archivados de alto nivel)

Crear y gestionar ubicaciones

Las ubicaciones representan instalaciones físicas donde se planifican actividades de cumplimiento. Una correcta configuración de la ubicación es la base para organizar edificios y tareas.

1. Acceda a Ubicaciones y elija Añadir nueva ubicación.
2. Comience a escribir la dirección y seleccione una sugerencia del autocompletado o use la opción manual si no aparece la dirección.
3. Tenga en cuenta que la jurisdicción de la ubicación se hereda de su organización y no depende de la dirección introducida.
4. Opcionalmente, vincule la ubicación a un cliente.
5. Envíe para crear la ubicación. Esta aparecerá en la lista de Ubicaciones con su distintivo de jurisdicción y dirección.

Importante: Las direcciones introducidas manualmente no pasan la validación de coordenadas del mapa y no aparecerán en la vista de mapa hasta que se defina una dirección geocodificada.

Añadir estructuras a una ubicación

Las estructuras definen edificios o instalaciones individuales dentro de una ubicación, permitiendo una organización detallada de zonas y activos.

1. Abra la ubicación y cambie a la pestaña Estructuras.
2. Pulse Añadir estructura.
3. Introduzca el Nombre y seleccione un Tipo de estructura (por ejemplo, Edificio, Almacén).
4. Elija un Tipo de instalación (como Hotel, Oficina, Escuela). Esto determina el régimen de control asignado automáticamente.
5. Opcionalmente, introduzca Código, Año de construcción y Descripción.
6. Envíe para crear la estructura.

Nota: El tipo de instalación define el régimen de control, que determina las actividades de cumplimiento que se generan. Un tipo incorrecto genera actividades erróneas. La ubicación debe tener al menos una estructura antes de añadir zonas.

Añadir zonas dentro de una estructura

Las zonas representan habitaciones o áreas dentro de una estructura y reflejan el plano de planta para el seguimiento de cumplimiento.

1. Abra una estructura y acceda a la pestaña Zonas o use el editor de planos.
2. Añada zonas dibujando habitaciones en el plano o desde la vista de estructuras.
3. Asigne un Nombre a cada zona, seleccione el Tipo de zona y establezca el Nivel de planta.
4. Cada zona hereda el Tipo de instalación y régimen de control de su estructura padre.

Importante: Las zonas no tienen régimen de control propio según su tipo. Para ajustar requisitos de cumplimiento, modifique el tipo de instalación de la estructura.

Cambiar el estado de ocupación de una zona

1. Seleccione la zona.
2. Actualice el campo Ocupación entre En uso y Vacante.

Modificar la ocupación recalcula el cumplimiento de la zona. Marcar como Vacante pone en pausa las actividades de cumplimiento. Recuerde volver a En uso cuando la zona se ocupe de nuevo.

Unir habitaciones en el plano

1. En el editor del plano, abra la planta deseada.
2. Active el modo Unir en la barra de herramientas.
3. Seleccione habitaciones adyacentes para combinar su geometría.

Verifique la ubicación de los activos tras unir, ya que el historial de cumplimiento y los activos pueden no fusionarse automáticamente.

Eliminar una zona

1. Seleccione la zona a eliminar.
2. Confirme la eliminación; es una eliminación lógica que queda registrada en la auditoría.

Las zonas con activos activos no pueden eliminarse. Primero debe eliminar o reubicar los activos.

Gestión de activos

Los activos son equipos controlados para cumplimiento dentro de zonas y estructuras.

1. Añada activos desde las acciones en la fila del árbol de Estructuras o en el editor de planos (modo Activos).
2. Seleccione el Tipo de activo y complete los campos requeridos como Nombre, Número de serie, Fabricante, Modelo, Código y Descripción.
3. Al guardar, el motor de reglas evalúa las actividades de cumplimiento según el tipo de activo.

Nota: La creación de activos se realiza desde el árbol de estructuras o el plano, no abriendo primero una zona.

Añadir activos en el plano

1. Abra una estructura y seleccione una planta.
2. Cambie el plano a modo Activos.
3. Abra la Biblioteca de activos y elija un tipo de activo.
4. Coloque el activo pulsando en el plano o arrastrando desde la biblioteca.
5. Introduzca los detalles en el panel de edición rápida y confirme.

La Biblioteca de activos permanece abierta para colocar varios activos de forma eficiente.

Duplicar activos

1. Seleccione un activo existente en el plano.
2. Elija Duplicar en el menú de acciones.
3. Se crea una copia junto al original con el sufijo "(copia)".

La copia hereda tipo, parámetros de cumplimiento y enlaces a sistemas; el código QR se limpia.

Asignar y gestionar códigos QR

1. Abra el panel de detalles del activo.
2. Introduzca o escanee el Código QR del activo.
3. Guarde para vincular el código con el activo.

Los códigos QR deben ser únicos por ubicación. Escanear un código en móvil abre los detalles del activo.

Vinculación de activos a sistemas y otros activos

1. En el panel de detalles del activo, use la sección Sistemas vinculados para Vincular sistema seleccionando sistemas en la misma ubicación.
2. En Activos vinculados, elija Vincular activo para modelar conexiones entre activos.

Cada activo puede vincular varios sistemas pero solo hasta dos activos adicionales. Los enlaces deben estar dentro de la misma ubicación.

Crear y gestionar sistemas

Los sistemas son instalaciones del edificio a las que pertenecen los activos, como sistemas de agua caliente y fría.

1. Abra una estructura y vaya a la sección Sistemas.
2. Pulse Añadir sistema.
3. Introduzca el Nombre del sistema y seleccione un Tipo de sistema.
4. Opcionalmente configure Estado operativo, Código del sistema, Detalles de la ubicación y Descripción.
5. Cree el sistema.

Luego los activos se pueden vincular manualmente a estos sistemas.

Eliminar y restaurar sistemas

1. Abra el sistema y use Eliminar sistema, opcionalmente añadiendo una razón.
2. Los sistemas eliminados se borran de forma lógica y pueden restaurarse.

Eliminar un sistema elimina enlaces de activos; verifique dependencias antes de borrarlo.

Administración de ubicaciones

Gestione todos los aspectos de una ubicación desde un panel de administración único.

1. Abra una ubicación para acceder al panel con pestañas: Resumen, Estructuras, Casos, Visitas, Trabajos, Esquema de control, Recomendaciones, Usuarios, Plan de rotación, Dispositivos IoT, Libro de registro y Línea de tiempo.
2. Use estas pestañas para administrar todos los datos y configuraciones específicas.

Los sistemas están bajo estructuras, los activos bajo Activos de estructuras. La facturación es a nivel organizativo. La pestaña de dispositivos IoT puede estar vacía si no hay dispositivos desplegados.

Editar detalles de una ubicación

1. Abra la pestaña Resumen de la ubicación.
2. Edite Nombre de la ubicación, Dirección, Coordenadas y Disponibilidad.
3. Guarde los cambios.

Las modificaciones en la dirección afectan las coordenadas del mapa. Solo los usuarios con privilegios adecuados pueden eliminar o archivar ubicaciones desde esta pestaña.

Eliminar o archivar una ubicación

1. En la pestaña Resumen de la ubicación, pulse Archivar para sacarla de uso activo o Eliminar para borrarla.
2. Confirme la acción.

Eliminar o archivar requiere privilegios superiores a los de edición.

Gestionar acceso de usuarios a una ubicación

1. Acceda a la pestaña Usuarios de la ubicación.

2. Modifique el acceso para usuarios internos y externos:

3. • Para usuarios internos, las selecciones limitan el acceso (por defecto: acceso a todas las ubicaciones).
   • Para usuarios externos, las selecciones conceden acceso (por defecto: sin acceso).

Los administradores pueden configurar acceso para todos los usuarios; los gestores solo para ubicaciones que gestionan.

Advertencia: El acceso interno y externo funciona de forma opuesta; una mala configuración puede provocar accesos no deseados o bloqueos.

Asignar responsabilidades de cumplimiento

Especifique quién es responsable de las tareas de cumplimiento a nivel de estructura, asignando contactos y roles según categorías de actividad.

1. Abra una estructura y seleccione Ver responsabilidades.
2. Asigne los contactos responsables por cada categoría de actividad.
3. Complete los roles regulatorios generados por el régimen de control.
4. Los valores predeterminados de categoría se heredan desde la organización a la estructura, con ajustes por actividad.

Eliminar asignaciones es inmediato y sin confirmación. Esta página requiere un derecho de colaboración.

Reordenar plantas dentro de una estructura

Ordene las plantas para reflejar la secuencia física de arriba abajo.

1. Abra la lista de plantas de la estructura.
2. Pulse Reordenar para activar el modo de ordenación.
3. Arrastre las plantas al orden deseado.
4. Suelte para actualizar los niveles de planta según la nueva posición.
5. Seleccione Finalizar para guardar y salir del modo.

El reordenado sobrescribe niveles establecidos manualmente y requiere permiso de edición en la estructura.

Eliminar estructuras

1. Seleccione la estructura a eliminar.
2. Confirme la eliminación tras revisar la advertencia de eliminación en cascada si contiene zonas y activos.

Es una eliminación lógica que conserva datos, pero se aplica en cascada a zonas y activos contenidos.

Trabajar con el esquema de control

Revise y ajuste las actividades de cumplimiento aplicadas a objetos de la ubicación.

1. Abra la pestaña Esquema de control de la ubicación.
2. Vea todas las actividades con su estado, frecuencia y progreso.

Las actividades se listan de forma plana, referentes a un único objeto en la ubicación. Filtre por estado o tipo de actividad según necesite.

Añadir actividades personalizadas

1. En la pestaña Esquema de control, pulse Añadir actividad.
2. Elija el ámbito del objeto (estructura, zona, sistema, activo o la ubicación completa).
3. Seleccione un Tipo de actividad válido para el régimen de control y escoja una Frecuencia.
4. Revise las estimaciones de trabajo y guarde.

Si falta un tipo de actividad, puede que el régimen de control esté mal configurado.

Cambiar frecuencia de actividad

1. Seleccione una actividad en la pestaña Esquema de control.
2. Modifique su frecuencia en el selector.
3. Guarde para actualizar la programación y agrupación en cascada.

El campo de frecuencia es de texto libre; está previsto un control mínimo, pero aún no está activo.

Asignar responsables predeterminados

1. Abra una actividad del esquema de control.
2. Cambie el responsable predeterminado.

Esto afecta solo a visitas futuras programadas, no a visitas ya asignadas.

Planificar visitas y actividades

Use el Programador para crear visitas a partir de actividades sueltas o plantillas, asignar ingenieros y gestionar vistas de calendario.

Programar actividades recurrentes independientes

1. Abra Programador y filtre por Por planificar.
2. Seleccione una actividad independiente para ver detalles.
3. Elija fecha, asigne un ingeniero y active Requiere revisión tras completar si necesita validación externa.
4. Confirme para crear la visita.

Solo usuarios activos aparecen en la lista de asignados. No se aplica bloqueo por fechas regulatorias.

Programar visitas desde plantillas

1. En Programador, use Por planificar para encontrar ocurrencias de plantillas de visita.
2. Seleccione una ocurrencia y revise tipos de actividad y número de trabajos.
3. Opcionalmente añada o elimine tipos de actividad para esa ocurrencia.
4. Establezca fecha, hora, asigne ingenieros y confirme para crear la visita.

Las ediciones a plantillas afectan solo a la ocurrencia actual, no a las futuras.

Crear visitas recurrentes en bloque

1. En el panel de creación de visitas, active Crear visitas recurrentes en Recurrencia.
2. Configure frecuencia, intervalo y número de ocurrencias o fecha de fin.
3. Revise la previsualización con el número de visitas y confirme.

La recurrencia es independiente de la frecuencia de cumplimiento de la actividad.

Usar arrastrar y soltar o recomendaciones para programar visitas

1. Con Por planificar activado, localice tarjetas recomendadas para fechas sugeridas.
2. Pulse en una tarjeta para abrir la creación de visita con fecha, actividades y asignado predefinidos.
3. Alternativamente, arrastre plantillas o actividades a una celda del calendario para crear visitas.
4. Confirme la creación de la visita.

No se permite arrastrar entre clientes diferentes.

Gestionar visitas programadas

1. En Programador, pulse una tarjeta de visita para abrir su panel de detalles.
2. Elija Reprogramar, Omitir (requiere motivo) o Cancelar (con confirmación).
3. Use Reasignar para cambiar la visita a otro ingeniero.

Omitir o cancelar no afecta a la siguiente ocurrencia de visitas recurrentes.

Funciones adicionales de ubicación

Ver el plan de rotación

1. Abra la pestaña Plan de rotación de la ubicación para ver subconjuntos de activos muestreados según reglas de cumplimiento habilitadas para rotación.

Si no hay rotación configurada, la pestaña mostrará un mensaje indicándolo.

Exportar el libro de registro de la ubicación

1. Abra la pestaña Libro de registro de la ubicación.
2. Use Exportar para generar un PDF con los eventos registrados.

El libro de registro es un registro de eventos, no un espacio para editar.